Организация корпоративного мероприятия включает в себя множество аспектов, и выбор места, а также логистика играют ключевую роль в успешном проведении. Рассмотрим подробнее, как правильно подойти к этим вопросам.
Как выбрать подходящее место для мероприятия
1. Вместимость:
– Определите количество участников заранее. Убедитесь, что выбранное место может комфортно разместить всех гостей, учитывая не только сидячие места, но и пространство для передвижения.
– Обратите внимание на возможность изменения конфигурации зала (театральная, классная или банкетная рассадка).
2. Доступность:
– Проверьте, насколько легко добраться до места проведения. Оно должно быть расположено в удобном районе с хорошей транспортной доступностью.
– Убедитесь, что есть парковка для автомобилей участников и возможность подъезда для общественного транспорта.
3. Инфраструктура:
– Оцените наличие необходимых удобств: туалеты, Wi-Fi, кондиционирование, звуковое и световое оборудование.
– Убедитесь, что место соответствует требованиям безопасности и имеет необходимые разрешения.
4. Стоимость:
Один из самых важных аспектов при выборе площадки для корпоративного мероприятия - это его стоимость
Есть да ида ценообразования при аренде площадки:
а) либо площадка назначает стоимость аренды и вы можете там организовать мероприятие любого бюджета и формата. Обычно в этом случае сумма аренды площадки -большая.
б) либо площадка назначает депозитную систему аренды, при которой компания должна сделать заказ еды и напитков на определенную минимальную стоимость и тогда нет отдельной суммы за аренду площадки.
Бывает гибридный вид когда есть минимальная сумма заказа+ сумма аренды Но в этом случае обычно стоимость арены минимальная.
Логистика: транспорт, размещение участников, оборудование
1. Транспорт:
– Рассмотрите варианты транспортировки участников до места проведения. Это может быть аренда автобусов, такси или организация каршеринга.
– Убедитесь, что предоставленная информация о маршрутах и времени в пути доступна всем участникам заранее.
2. Размещение участников:
– Если ваше мероприятие длительное или проходит за пределами города, подумайте о размещении для участников. Согласуйте с отелями специальные тарифы и условия бронирования.
– Предоставьте участникам информацию о ближайших гостиницах и удобных вариантах проживания.
3. Оборудование и техническое обеспечение:
– Убедитесь, что в месте проведения есть все необходимое оборудование: проекторы, экраны, звуковая система и микрофоны.
– Подготовьте план технической поддержки на случай непредвиденных ситуаций. Лучше заранее протестировать все оборудование.
Организация питания и других услуг
1. Кофе-брейки:
– Организуйте кофе-брейки между сессиями. Это отличная возможность для участников пообщаться и обсудить услышанное.
– Учтите предпочтения участников: предложите разнообразные напитки и закуски (кофе, чай, соки, сладости, фрукты).
2. Обеды:
– Если мероприятие длительное, предусмотрите обеды. Определите формат (шведский стол, бизнес-ланч или кейтеринг) в зависимости от бюджета и количества участников.
– Учитывайте диетические предпочтения и аллергии участников. Предложите разнообразные варианты блюд (вегетарианские, безглютеновые и т.д.).
3. Кейтеринг:
– Если вы выбираете кейтеринг, выберите надежную компанию с хорошими отзывами. Обсудите меню заранее и согласуйте все детали.
– Убедитесь, что кейтеринг сможет обеспечить необходимое количество еды и напитков в нужное время.
Выбор места и организация логистики — это важные аспекты успешного проведения корпоративного мероприятия. Тщательное планирование и внимание к деталям помогут избежать многих проблем и сделают ваше событие комфортным и запоминающимся для всех участников. Не забывайте об использовании профессиональных услуг ивент-агентств, которые могут значительно упростить этот процесс и обеспечить высокий уровень организации.
Наше агентство занимается подбором площадки для корпоративных мероприятий, но во избежание недобросовестных заказчиков мы берем предоплату в размере 15 тысяч рублей и вычитываем ее из общей стоимости площадки, если останавливаетесь на площадке, подобранной нами, вне зависимости от того заключаете ли вы договор с нами или напрямую с площадкой